Los sistemas de gestión de restaurantes han evolucionado en los últimos años y, debido a este cambio en la tecnología, es importante que quienes trabajan en el sector de la hostelería se mantengan informados y actualizados. Mantener sus procedimientos y sistemas actualizados es un gran método para racionalizar sus operaciones, reducir los gastos generales y aumentar sus ventas diarias haciendo que más gente pase por la puerta.

Si está en las etapas iniciales de la búsqueda de un sistema de gestión de restaurantes, podría tener múltiples preguntas o preocupaciones. También puede que no esté seguro de por dónde empezar. Empiece echando un vistazo a cinco preguntas importantes, y luego profundice en la evaluación de su situación particular.

Cuando busque un sistema de gestión de restaurantes, pregúntese:

  1. ¿Qué es el software de gestión de restaurantes?
  2. ¿Por qué necesita un software de gestión de restaurantes?
  3. ¿Qué características debería incluir el software de gestión de restaurantes?
  4. ¿Cuánto cuesta el software de gestión de restaurantes?
  5. ¿Qué tipos de restaurantes necesitan software de gestión de restaurantes?

Mientras evalúa estas cinco preguntas, empiece a pensar en su restaurante particular y sus objetivos y requisitos. Aunque el sistema de gestión de restaurantes más completo puede ser tentador de comprar, puede que no lo necesite. Por otro lado, podría comprar un sistema que no tiene suficiente de lo que necesita. Entonces, ¿cómo puedes determinar exactamente lo que su negocio requiere?

Echemos un vistazo a estas preguntas y exploremos los fundamentos del software para restaurantes que hay por ahí.

1. ¿Qué es el software de gestión de restaurantes?

Por definición, un sistema de gestión de restaurantes es lo que le ayuda a operar y administrar su restaurante. En el centro de esta tecnología se encuentra un sistema de puntos de venta. El punto de venta es el lugar donde se realiza la transacción entre un comerciante y un cliente. Muchos propietarios de restaurantes que hacen su primera incursión en el software de compras eligen comenzar con un sistema PdV para restaurantes, pero dependiendo de las necesidades de su restaurante, puede considerar la incorporación de características adicionales.

Puede que se esté preguntando ahora: ¿cuál es el mejor sistema de puntos de venta de restaurantes para comprar? Hay muchos elementos a tener en cuenta, como:

  • Decidir entre un sistema legacy y un sistema móvil. Un sistema PdV legacy incluye hardware que se coloca dentro de su restaurante, mientras que un sistema PdV móvil utiliza múltiples estaciones que se ejecutan a través de software basado en la nube.
  • Eligiendo un sistema de puntos de venta que ofrece una variedad de características. Si necesita un sistema más personalizable para su restaurante, puede considerar la posibilidad de elegir un sistema más robusto que ofrezca características como el seguimiento del inventario, la gestión de mesas y pedidos, las hojas de asistencia de los empleados y la integración de CRM.
  • Capacidades de procesamiento de pagos, integración en línea y facilidad de uso. Si quiere que su sistema PdV beneficie a la administración, a los empleados y a los clientes, debería tener un sistema PdV para restaurantes que agilice el proceso para los tres grupos. La administración puede programar fácilmente los turnos, mientras que los meseros pueden tomar pedidos, procesar pagos y comunicarse fácilmente, y los clientes pueden disfrutar del proceso sin problemas.

Es importante considerar la compra de un sistema de puntos de venta que ofrece una amplia gama de características de gestión de restaurantes. De esta manera se pueden consolidar los datos en un solo lugar, haciéndolos más manejables y de más fácil acceso.

2. ¿Por qué necesita un software de gestión de restaurantes?

Las actividades cotidianas de la gestión de un restaurante pueden acumularse rápidamente, y muchas de esas responsabilidades recaen en los hombros del propietario o gerente. Además de manejar un sistema de puntos de venta, los gerentes de restaurantes enfrentan varios desafíos y responsabilidades cada día, como:

  • Los deberes de propiedad
  • Administración de la casa (FOTH)
  • Gestión de la parte trasera de la casa (AMBOS)
  • Programación de empleados
  • Consejos para los empleados

Usando un sistema de gestión de restaurantes, puede simplificar fácilmente estas tareas. Por ejemplo, si un empleado necesita llamar para avisar que está enfermo y encontrar un compañero de trabajo para cubrir su turno, puede entrar fácilmente en su cuenta en el sistema PdV y enviar una notificación al equipo de que necesita cubrir su turno. Una vez que otro compañero de trabajo acepte tomar el turno, puede completar el intercambio sin tener que pasar por la gerencia. Esto le ahorra a todos tiempo y dolor de cabeza.

Del mismo modo, si las propinas de los empleados no se procesan correctamente, puede utilizar un sistema de puntos de venta más robusto para distribuir las propinas de manera justa a los dos empleados correctos.

Asegurarse de que se dispone de una forma adecuada para gestionar todas las responsabilidades mencionadas (e incluso más) es crucial, y no disponer de un sistema eficaz puede afectar a su éxito como empresa. Por eso es imperativo que tengas un sistema de gestión de restaurantes eficiente con características que se adapten a tus necesidades.

3. ¿Qué características debería incluir el software de gestión de restaurantes?

En general, hay varias características que debe tener un sistema de gestión de restaurantes. Aunque las características que seleccione dependen del tamaño de su restaurante y de sus necesidades específicas, esté atento a estos elementos particulares, ya que pueden resultar importantes para sus operaciones diarias:

El sistema PdV de un restaurante.

Su software de gestión debe tener su propio sistema punto de venta. Esta es la base de su sistema de gestión de restaurantes y la clave para un funcionamiento sin problemas.

Un tipo de sistema de punto de venta, como se mencionó anteriormente, es el mPdV (punto de venta móvil), que se comunica entre varias estaciones y actualiza todos los datos necesarios en tándem. El mPdV es menos difícil de instalar, y es más fácil de actualizar e intuitivo. Como investigación adicional en los sistemas mPdV, puede considerar los sistemas PdV del iPad, que simplifican su proceso, en términos de toma de pedidos, conveniencia, organización y más.

Seguimiento del inventario.

Utilizando una función de rastreo de inventario, puede rastrear las cantidades de ingredientes que tiene disponibles, así como qué ingredientes se están agotando más rápidamente que otros, y qué necesita ser almacenado en mayores cantidades. Esto agiliza su proceso y le permite hacer pedidos a su proveedor de manera más eficiente.

Gestión de mesas y pedidos.

Mediante una función de administración de mesas, puede configurar una representación de la disposición de su restaurante para llevar un seguimiento de las mesas abiertas, llevar un control de los pedidos abiertos y sentar a sus clientes de manera eficiente. Con las funciones de gestión de pedidos, puede transferir cuentas rápidamente, dividir las cuentas, cambiar los precios y mucho más.

Hojas de tiempo de los empleados.

Además de hacer un seguimiento efectivo de los empleados cuando entran y salen, puede elegir un software para restaurantes que permita a los empleados gestionar sus turnos, por ejemplo cuando necesiten que otro compañero de trabajo les cubra. En lugar de pasar por la administración, permítanles intercambiar turnos según sea necesario directamente a través del sistema.

Integración de CRM.

Elija un sistema de gestión de restaurantes que se integre con su CRM preferido o que tenga datos fácilmente exportables. Con un CRM integrado, puede seguir analizando los datos de sus clientes de una manera cómoda y familiar, o si elige un sistema que le permite exportar datos, puede seguir accediendo fácilmente a lo que necesita, cuando lo necesite.

Programas de marketing y lealtad.

Busque herramientas de marketing que estén incorporadas o puedan integrarse en su sistema, como los programas de fidelización. Puede permitir que los clientes se inscriban y ganen recompensas a través del programa de lealtad de su restaurante, y si sigue las tendencias de lo que están comprando, esto le da la oportunidad de ofrecer ofertas en esos artículos y animarlos a que vuelvan.

Fácil configuración del menú.

¡Personalice su menú como quiera! Elija los artículos del menú, los precios, los ingredientes y la apariencia, y haga que el menú rote a lo largo del día para diferentes períodos de comida. Mantenga todo actualizado e incorpore características atractivas como los especiales diarios y las horas felices. Permita que el personal de la casa acceda a este menú personalizado cuando tome los pedidos, o deje que los clientes lo accedan si están usando un kiosco de autoservicio.

Informes y datos detallados.

¿Necesita descargar un informe de ventas específico, o un informe de uso de ingredientes? No hay problema. Elija un sistema de gestión de restaurantes que le permita descargar informes detallados como sea necesario. Compruebe las ventas en tiempo real desde donde estés.

Apoyo técnico.

Asegúrate de tener acceso al soporte técnico, en caso de que necesite resolver cualquier problema que surja. Pregunte sobre esto cuando busque un software para restaurantes.

Integraciones.

Seleccione el software del restaurante que permite integraciones con varios tipos de software. Por ejemplo, elija un sistema que se pueda integrar con el mejor software de contabilidad, así como con el software de gestión de cocinas y CRM. Las capacidades de integración también son una excelente fuente de comodidad añadida, ya que puede incorporar herramientas que ya utiliza y con las que está familiarizado.

4. ¿Cuánto cuesta el software de gestión de restaurantes?

El costo del software para restaurantes varía dependiendo de lo que necesite. Algunos sistemas de gestión de restaurantes ligeros requerirán una inversión inicial menor, mientras que las herramientas más robustas pueden requerir una mayor inversión a medida que se ponen en marcha. El hardware adicional, como una tableta o una caja registradora, también se sumará al costo.

Hay algunos factores que hay que tener en cuenta al mirar las opciones de precios: tipos de licencias, costos del sistema PdV del restaurante y cualquier costo adicional en el que pueda incurrir.

Tipos de licencias para software de restaurantes.

El costo de su sistema de gestión de restaurantes dependerá primero del tipo de licencia:

Licencia perpetua significa que se paga una gran cantidad por adelantado para usar el software indefinidamente. Esto da lugar a menores costos recurrentes, aunque el costo inicial es mayor.

Licencia de suscripción le permite pagar una cuota mensual o anual más pequeña mientras usa el servicio. El costo inicial es menor, pero los costos recurrentes son mayores.

Como nota, ambos honorarios tienden a igualarse con el tiempo.

El sistema de puntos de venta de los restaurantes cuestan.

Además de comprender el tipo de opciones de licencia, también debe saber la diferencia entre los costos de los sistemas PdV de los restaurantes instalados localmente y los basados en la nube. El software de punto de venta para restaurantes instalado localmente normalmente tiene una tarifa de licencia única, mientras que los sistemas basados en la nube no suelen cobrar una tarifa de licencia.

Otra tarifa a considerar es una tarifa de apoyo mensual, que se aplica tanto a los sistemas instalados localmente como a los sistemas basados en la nube. El precio del sistema PdV del restaurante variará, así que es importante que investigue y determine qué opción se ajusta mejor a sus necesidades.

Costos adicionales del sistema de gestión de restaurantes.

Hay otro factor a tener en cuenta para determinar qué software de restaurante quiere comprar: los costos adicionales. A veces el software que ha decidido no tiene todas las características que quiere utilizar. En este caso, podría considerar añadir integraciones adicionales de terceros, como por ejemplo:

  • Herramientas de marketing. Algunos sistemas de gestión de restaurantes tienen herramientas de marketing incorporadas, como programas de lealtad , pero puede que decida utilizar una integración de terceros que ofrezca más herramientas y facilidad. Esto aumentará su costo.
  • Control de inventario. No todos los programas de restaurantes tienen controles de inventario incorporados, y esto también puede requerir integraciones de terceros, lo que puede aumentar su costo total. Por eso es clave buscar sistemas de gestión que permitan una fácil integración con otras herramientas.
  • Costos de instalación y entrenamiento. Al determinar lo que necesita en su sistema de gestión, eche un vistazo al propio restaurante. ¿Qué tan grande es? ¿Está empezando o ya está más establecido? ¿Cuánto tiempo de espera durante el día? La compra de un software completo puede ser una gran inversión para locales más pequeños, ya que hay que pagar por la instalación, la configuración y la formación. Si está empezando, se recomienda que compre un sistema escalable que se adapte a sus necesidades crecientes, en lugar de un sistema expansivo desde el principio. De esta manera, si no termina expandiéndose exactamente como lo había planeado, su negocio no se verá tan afectado por el costo.

Al mirar y comparar los costos de los sistemas de administración de restaurantes, es importante ser introspectivo mientras se amplía la investigación. Si simplemente va por el sistema más completo, corre el riesgo de tener demasiados gastos que no compensas en beneficios. Eche un vistazo a lo que realmente necesita para su tamaño y aventura, y adapte sus selecciones en consecuencia.

5. ¿Qué tipos de restaurantes necesitan software de gestión de restaurantes?

Hay una gran variedad de restaurantes, pero varios de ellos pueden (y deben) beneficiarse de un sistema de gestión de restaurantes. El paquete que compre depende de su tamaño y necesidades. Tomemos, por ejemplo:

  • Restaurantes. Estos abarcan tanto la comida casual como la de lujo, así como una variedad de cocinas. Dependiendo de varios factores, como el tamaño del local y el grado de ocupación durante las diferentes partes del día, un sistema de gestión de restaurantes es imprescindible para su éxito.
  • Bares. Los bares también pueden beneficiarse de los sistemas de gestión de restaurantes. Mantenerse al día con la cantidad de licores e ingredientes disponibles,  es clave para hacer que los clientes estén contentos y para que el proceso sea perfecto. Utiliza un sistema de PdV para bares que permite estar organizado y mantener a sus bar tenders y meseros preparados.
  • Heladerías. No deje que su helado se derrita por un servicio lento. Rastrea qué sabores se están vendiendo bien y mantén las líneas en movimiento rápidamente usando un eficiente sistema de puntos de venta que está hecho a la medida de este tipo único de establecimiento.
  • Pizzerías. Disminuya la cantidad de errores y haga bien los toppings con un software útil que rastrea sus pedidos y un sistema de puntos de venta de pizzas que asegura la precisión.
  • Food trucks. Los food trucks también pueden beneficiarse de los sistemas de gestión, ya que permiten gestionar los pedidos rápidamente, aumentando las ventas y reduciendo el tiempo de espera en el proceso. Aún más, un sistema eficiente de puntos de venta puede permitirle rastrear la información de los clientes y enviar recibos por correo electrónico para mantener las relaciones con sus clientes.

Otros lugares de comida y bebida, como vinotecas, cafeterías y cervecerías, también necesitan sistemas de gestión de restaurantes, y encontrar la combinación adecuada implica echar un vistazo al tipo de restaurante que tiene y decidir exactamente qué características necesita y cuáles no.

Es imperativo echar un vistazo a su restaurante primero para mantener una carrera exitosa…

A medida que la tecnología ha evolucionado, los sistemas de gestión de restaurantes han evolucionado junto con ella. Hacer estas preguntas y hacer las lecturas necesarias es una gran manera de educarse a sí mismo sobre las opciones disponibles ahí fuera. Sin embargo, también debe tener en cuenta el tamaño del restaurante, las horas de trabajo, los objetivos y las necesidades diarias. Con esa información, puede adaptar adecuadamente su elección de software para restaurantes a su local y asegurarse de que obtiene lo que necesita al precio que tiene más sentido.

Ahora que tiene estos elementos en mente, está listo para continuar su búsqueda del software perfecto.

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